我が社の本社建物は築30年以上と老朽化しております。今までに幾度も補修工事で乗り切ってましたが、補修費用も相当額に達していることもあって、今年の1月の取締役会において3年後に新築本社を建設することが決定しました。それによって新規の本社建物に対しての新規設備投資は一切出来ないことになりました。そこで、ひとつ大きな問題点を抱えることになりましおた。実はこの2、3年の間で顧客数が2倍に増加したことで、オフィスに外線電話が著しく増加しました。しかし固定電話の設備不足もあって、顧客から電話を架けても話中が多いとのクレームが多発しました。今年の投資案件に回線強化に向けて予算を組みましたが、本社建設の煽りを受けて却下になりました。
そこで全社の各課から1名づつ選出して電話対応プロジェクトを発足しました。これは、既存設備のなかで顧客からの電話に十分対応するための方策を練るという難題です。約2ヶ月間のプロジェクトで揉んだ結果として、基本的に本社と支店間の連絡方法は社有の携帯電話で対応、外出中の営業マンと本社オフィス間でのやり取りをする時は、各課に社有の携帯電話を用意して乗り切ることでした。実際、新規の携帯電話の台数は15台以上になるとの事です。それを実行することにより原則的に社員間は携帯電話になるので、固定電話は顧客専用になります。そこで3月の期末決算に合わせて役員会でプロジェクト案を提出したら、無事通りました。新年度の4月から新電話体制にて運用してますが、導入当初はバタバタしましたが、1ヶ月もすると落ち着きました。そして一番心配してた顧客からのクレームも皆無になったのでホッとしております。